Тайната на добрата организация 0

Как да бъдете якият пич в офиса, който знае как да организира нещата си?

Има редица организационни стратегии и концепции за младите професионалисти, които да научат и следват, но много от тях се пренебрегват. Това е отчайващо, защото развиването и прилагането на организационни стратегии, които са ефективни и съдържателни, спестява страшно много време и създава добро впечатление у шефа. Тази дейност от ваша страна също така може да изгради продуктивни, успешни навици, които ще ви служат добре през цялата ви кариера.

Нека хвърлим едно око на стратегиите, които можете да започнете да прилагате моментално, от днес.

Предвиждане и преценка

В понеделник (най-добре сутринта) си отделете час или два, които да посветите на внимателна оценка на предстоящата седмица. Пуснете в действие изследователския си поглед като разумно прецените дали е възможно да изпълните графика си, да се справите с крайните срокове и проекти, които са в процес на разработка. Също така се опитайте да откриете евентуалните пречки и проблеми, които е възможно да изникнат, още преди да са се появили.

Мениджмънт и контрол над времето

Продуктивността е краен резултат от отличен организационен план, но дори и най-продуктивният човек не може да се справи с всеки разсейващ фактор, който се появява изневиделица. Има обаче няколко начина, по които можете най-малкото да редуцирате тези фактори.

Ако е възможно, обмислете варианта да направите няколко минимални промени в позицията ви в офиса, като тук говорим за разположението на мебелите в интериорното пространство. Погледнете на това като на виртуален шанс да осъществите визуален контакт с всеки, които премине покрай бюрото ви, затова идеалната ви позиция ще е тази, която ще намали контакта ви до минимум. Идеята е не да бъдете груби или антисоциални – това е една от онези стратегии, които са създадени да предотвратят появата на (излишни) ежедневни разговори. Пет-десет минутен диалог е поносим, но не се оставяйте да ви въвлекат в нещо по-продължително. Ето, затова когато избягвате визуалния контакт, вие създавате впечатление на заетост и отсрещната страна почти вижда табелката "Do not disturb". Така вие самите ще преценявате кога да си вземете кратка почивка, а не останалите.

В този смисъл по същия начин трябва да се отнасяте и към телефонните си обаждания и имейли. Вместо да четете всеки имейл в момента, в който го получите, или да отговаряте на всяко обаждане (тук можете да използвате настройките на мелодиите на телефона си, за да разбирате моментално кои обаждания са спешни и кои са случайни), нагласете телефона си на безшумен режим и си определете време, в което да връщате обаждането и да прочитате и отговаряте на имейлите си. Подобно на промяната на позицията ви в офиса, поемете контрол над имейлите и обажданията и се заемайте с тези въпроси когато имате готовност, а не когато другите решат, че имат нужда от вас.

Компютърни приложения и уеб-инструменти

В допълнение към Microsoft Outlook има хиляди безплатни уеб-средства, които могат да ви помогнат да организирате правилно работата и задачите си и обикновено ви предоставят възможността да развиете персонална система, която отговаря на предпочитанията ви.

Някои приложения за смартфона и компютъра ви могат наистина да ви помогнат да се справите с всякакви задачи, телефонни обаждания, имейли, да ви свързват с колеги и т.н., като се явяват третото ви око и то държи под внимание всичко, което двете ви "открити" очи не успяват. Някои от най-известните са адски полезните Remember the milk (rememberthemilk.com) и Swift To-Do List (безплатна версия можете да намерите тук). А и не забравяйте за доброто средство за добра организация Desklook (безплатно тук).

Остарели, но корави практики

Инструментите на компютъра ви не винаги са най-мъдрият начин за организиране и опериране на ежедневните задачи, тъй като не винаги сте пред бюрото си и не винаги имате достъп до компютъра си. Смартфоните могат да помогнат много в случая, но някои от нас все още разчитат на организационните стратегии, изискващи употребата на химикал и хартия - те са от изключително значение особено за хора, които забравят нещата, които не са записани на хартиен носител.

Без значение колко папки и файлове ще отворите на компютъра си в процеса на работа, възможно е никое от тези средства за управление да не ви помогне така, както би го сторила папката с твърди корици, която можете да разлистите с ръцете си, а не с мишката. Организирането на документите и проектите ви чрез употребата на класьори, папки и джобове ще ви даде възможността спокойно да ги размъквате със себе си по срещи и винаги да имате копие от важните документи под ръка, които принципно останалите могат да покажат само на екрана на компютъра си или на малкия дисплей на смартфона. Още повече, че съвременните папки могат да бъдат в услуга на колегите в моментите когато не сте в офиса или отсъствате за известно време. Те ще имат представа точно къде да гледат и няма да губят излишно време в справяне с нечия чужда, сложна и изцяло персонална организационна софтуерна система.

Литературата

Има много книги на пазара, които могат да ви помогнат да изградите организационните си навици. Една от любимите ни обаче е "Да задвижим нещата" на Дейвид Алън. Тази книга получи огромното читателско одобрение, защото целта ѝ е да ни освободи от целия умствен хаос, който ни заобикаля, като ни помогне да постигнем по-големи и значими неща. В допълнение към това има и приложения като Tracks, които работят в съответствие с книгата на Алън.

Ако идеята за себеобучение по учебник не ви допада, най-малкото се възползвайте от двеминутния съвет на Алън:

"Ако има някакво задължение, задача или отговорност, която сте длъжни да изпълните или поемете, и имате всички причини да вярвате, че можете да свършите за две минути, ще спестите адски много време и енергия, ако направите това сега, точно в този момент."

Допълнителни тактики

Заложете на малко канцеларско шкафче с няколко чекмеджета – все пак на света не му липсва изцяло хартия и най-вероятно няма да се отърве скоро от тази нужда.

Подържайте работното си място спретнато, най-малкото за да създавате у себе си и околните впечатление за организираност.

Накрая на работния ден си отделяйте по около 20-30 минути, за да си подготвите списък със задачи за следващия ден. Този навик ще ви освободи от тежката участ на сутринта – поемането на прекалено много задачи, и ще ви помогне да си тръгвате навреме от офиса.

Влез в крачка

Ако все още имате някакви съмнения за ценността на прилагането на добре подредения и организиран подход към работната си етика, то просто се огледайте около себе си. Неорганизираните и неподредени хора са под постоянно напрежение и попадат по-често в задънени улици, тъй като са обречени да повтарят едни и същи грешки отново и отново. Грешките могат да се сведат до минимум или да се елиминират напълно само като управлявате работния си процес спрямо някои основни организационни стратегии.

източник: Askmen.com